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【文例あり】反省文の書き方~ポイントを押さえて反省の気持ちを伝えよう~


反省文の正しい書き方をご存知ですか?できることなら書きたくはないものではありますが、万が一書かなければならない機会が来てしまったら困ってしまいますよね。ここでは、反省文とはそもそもどういった時に書くものなのか、文例などを含めて解説していきます。失敗やミスは誰にでもあるもの。基本を学んで反省の気持ちを文書に込めましょう。

反省文ってどんな時に書くの?顛末書や始末書との違いは?

宿題忘れやスマホ持ち込みなどで、中学生や高校生の時にはもしかしたら書いたことがあるかもしれない反省文。実は、社会人になっても失態をした場合には、反省の意を表す文書を求められることがあります。学生は反省文ですが、社会人は失態の程度によって、以下のように反省文・顛末書・始末書のいずれかを組織長や社外の担当者・役職者に提出します。

失態の程度 失態の具体例 必要になる書類
個人が謝り反省することで収まるレベルの軽微な失態 無断欠勤や遅刻、提出期限の遅延、軽度のハラスメント、社内備品の損壊、自らの不注意による小さな事故など 反省文
社内の広範囲に影響を及ぼすレベルの重大な失態 社内作業が滞るようなシステム不具合、経理上の手続きミス、社用車運転中の事故など 顛末書
社内だけでなく、外部企業、さらには社会にまで影響を及ぼす非常に重大な失態 判断・命令ミスによる大きな経済的損失、深刻なハラスメント、契約違反や法令違反など 始末書

反省文は自らの非を認めて反省と謝罪をするためのもので、提出することになったとしても、何か処分を下されることはありません。失態に対する戒めというよりは、提出することで事態を収束させる、当人の反省と謝罪の気持ちを会社が形として残しておく、というような意味合いがあります。上記の中で実際に書く機会が多いのは反省文です。後ほど説明しますが、書き方や注意点をしっかりとチェックしておきましょう。

なお、顛末書と始末書については、以下で簡単に触れておきます。

顛末書

社内に向けて、事の一部始終を会社に報告するための文書です。何が原因でそうなったのかを明確に記す必要があることから、別名「理由書」とも呼ばれています。ちなみに、反省の意や謝罪の気持ちを書く必要はありません。

始末書

社内や社外、あるいは両方に向けて事の一部始終を報告し、反省の意と謝罪の気持ちを表明するための文書です。懲戒や訓告、戒告などの処分を決定するために提出を求められることも多いです。

始末書の書き方・例文と文例

このように、ミスを起こした際に提出する文書は、事態の大きさによって、反省文・顛末書・始末書の3種類に分けられます。しかしどの文書を求められるかは、ミスの程度や内容よりも、実際は会社によるところが大きいです。一般的には反省文で済むことが多いでしょう。

反省文の具体的な書き方

それでは、具体的に反省文の書き方を見ていきましょう。反省文は、顛末書や始末書のように報告書としての意味合いは持っていないため、事の一部始終においては軽く触れる程度とし、反省と謝罪の意に重点を置いた内容にすることがポイントです。構成は以下のようにし、簡潔にまとめましょう。

  • ①いつ、何が理由で、どのようなミスをしたのか。
  • ②反省の意
  • ③今後の改善策と誓約

では、ケース別の文例を示しますのでチェックしていきましょう。

文例1:遅刻をしてしまった場合

社会人でも遅刻をしてしまうことはありますね。それが電車遅延などのやむを得ない理由ではない場合は、反省文を求められることもあります。誠意ある反省文を作成し、謝罪の気持ちをしっかりと伝えましょう。

【具体的な文例】

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これは私の不注意によるもので、弁明の余地はまったくございません
社会人として恥ずべき行為であり、深く反省しております。
また、この結果、関係者各位に多大なご迷惑を与えたましたことを重ねてお詫び申し上げます。
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この度は本当に申し訳ございませんでした。

より誠意ある反省文にするためにも、例文のように、遅刻によって周囲に迷惑をかけたことへのお詫びを加え、反省文の締めくくりには再度謝罪の言葉を入れておくと良いでしょう。

文例2:提出期限遅れの場合

部署内で提出を求められるような書類の遅延であれば、口頭やメールでの謝罪で済む場合がほとんどですが、重要な文書や社外にまで影響を及ぼす書類提出の遅延の場合等には、反省文が必要になるケースがあります。謝罪の気持ちを込めた誠実な反省文を作成しましょう。

【具体的な文例】

私は、○年〇月〇日、期日忘れにより△△書類の提出が遅れました。
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社会人として恥ずべき行為であり、深く反省しております。
またこの結果、関係者各位に多大なご迷惑を与えましたことは不徳の致すところです。
今後は、二度と提出期限に遅延しないようスケジュール管理を徹底し、業務を遂行していく所存でございますので、今回に限りましては寛大な措置をいただきますようお願い申し上げます。
この度は本当に申し訳ございませんでした。

基本的には、遅刻をしてしまった場合に作成する反省文と同じで、反省の意に重きを置いた内容にします。提出遅れにより何らかのお咎めが考えられる場合は、例文のような「寛大な措置を~」という内容を入れておくとベターでしょう。ただし、措置に関する文言は、あくまで添える程度の感覚で文末に配置すること。反省の意よりも目立ってしまうと、逆効果になります。

文例3:事故を起こしてしまった場合

営業車等の運転中にやむを得ず事故を起こしてしまうこともあります。交通事故を起こしてしまった場合、事故発生の原因や状況を詳しく上長に報告する必要があるため、基本的には顛末書や始末書の提出が求められます。ですが、軽微な事故の場合は反省文で済むケースもあります。

【具体的な文例】

私は、○年〇月〇日、自社の車を運転中に接触事故を起こしてしまいました。
事故の原因は、私の安全不確認であり、深く反省しております。
幸い相手の方に怪我はなかったため、物損事故扱いとなり、既に保険会社による示談交渉も終了しております。この件に関し、関係者各位に多大なるご迷惑をおかけしたことをお詫び申し上げますとともに、今後はこうした事故を再び起こすことがないよう、運転中の安全確認を怠らないことを誓います。
この度は本当に申し訳ございませんでした。

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このように、反省文は起こした失態に対して自分の非を認め、反省の意と謝罪の気持ちに重きを置き、簡潔にまとめることを意識して作成しましょう。

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反省文を書く時の注意点

ここでは反省文を書く時の注意点を5点お伝えします。
これら5点を押さえれば、より気持ちの伝わる良い反省文を完成させることができるでしょう。

反省文はパソコン作成よりも手書きで

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反省文であるからには、心から反省している旨が文面からしっかりと伝わることが重要です。そのため、事務的な表現や軽いニュアンスの表現は多用しないようにしましょう。たとえば「失礼いたしました」「すみません」はおすすめできません。「不徳の致すところです」「弁解の余地もございません」「深く反省しております」など、強い表現で気持ちを表すようにしてください。

ダラダラと言い訳がましくならない

相手は言い訳を求めてはいません。反省文に原因を盛り込むことは必要ですが、書き方には注意が必要です。「○○さんが△△するはずだったのが…」等と人のせいにして言い訳するのは言語道断。反省文は、自分の非を認め素直に謝罪することが大切です。

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「~だと思います」「~できたらと」「~よう気を付けます」などの曖昧表現は、自信のなさを表します。とくに、改善策を述べるところでは「~します」「~しません」と断言するようにしてください。

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誤字脱字のある文書は、読み手に「ミスが多い」「注意力がない」「相手のことを考えていない」というマイナスの印象を与えます。このような文章でいくら反省の意を伝えようとしても、逆効果ですね。むしろ反省していないとみなされてしまいます。誤字脱字は絶対にないように注意しましょう。

以上5点を踏まえ、反省文を作成しましょう。

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まとめ

反省文の書き方について文例や注意点等を挙げながらお伝えしましたが、いかがでしたでしょうか。いきなり反省文の提出を求められると、何を書けば良いのだろうと不安になるかもしれませんが、一番大切なのは「反省している気持ちを飾らず伝えること」です。ここで紹介したポイントを押さえ、気持ちを込めて丁寧に作成しましょう。

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